Меню

Система видеоконференцсвязи и совместной работы для территориально распределенной компании

Заказчик: Крупный иностранный фармацевтический дистрибутор с территориально распределенными филиалами и офисами.

Проект: Крупный иностранный фармацевтический дистрибутор с территориально распределенными филиалами и офисами.

Наш заказчик – это крупная иностранная компания, специализирующаяся на дистрибуции фармацевтических средств. Особенностью реализации бизнес-процессов является наличие филиалов и офисов, территориально распределенных по всей России.

Для обеспечения бизнес-процессов компании необходимо проводить собрания, в которых участвуют сотрудники из различных территориальных офисов. В процессе проведения встреч и заседаний необходимо обеспечить качественную передачу «голоса» на большие расстояния между всеми участниками. Также необходима визуализация спикера и выборочно других участников и отображение документов или презентации перед собравшимися сотрудниками во всех офисах.

Распределенный характер собраний накладывает ограничение на задержки при передаче голоса и элементов презентаций – они должны быть минимизированы.

Перед заказчиком стояла задача увеличить количество переговорных комнат, оборудованных системами видеоконференцсвязи (ВКС), с обеспечением единой точки управления конференциями. Новую систему конференцсвязи необходимо было интегрировать с другими корпоративными сервисами, такими как Microsoft Lynс, почта, календарь, списки контактов и телефония. Ключевым моментом в любом бизнес-процессе является организация управления ресурсами. Реализованная в проекте электронная система бронирования переговорных комнат позволяет осуществлять резервирование помещений как удаленно, так и непосредственно у входа. В качестве интерфейса пользователя используются сенсорная панель, расписание для каждого из резервируемых ресурсов визуализируется.  Для удобства участников конференций используется единая точка управления, которая при этом не привязана к одному конкретному месту.

Особенности архитектуры и требования заказчика к информационным ресурсам

  • Западная компания, филиалы и офисы распределены по всей территории России
  • Руководство компании и основные IT ресурсы консолидированы в офисе в Москве
  • Бизнес – процессы построены таким образом, что сотрудники общаются как с коллегами за рубежом, так и в регионах Российской Федерации

За последние 3 года на рынке видеоконференцсвязи наблюдался значительный рост и прогресс в развитии технологий.  Ресурсы компаний консолидируются на основе облачных сервисов, увеличивается мобильность рабочих мест сотрудников. Развитие коммуникационных стандартов и каналов связи позволяет передавать видео в стандарте FullHD, видео сопровождается стереозвуком. Широкое распространение и применение персональных мобильных устройств позволяет обеспечить быструю подготовку к проведению конференций и презентаций, а использование беспроводных устройств освобождает от проводов.

Перед заказчиком стояла цель увеличить количество переговорных, оборудованных современными ВКС системами, с поддержкой актуальных стандартов и коммуникационных интерфейсов. При этом переоснащение помещений должно было происходить поэтапно. Для ряда помещений необходимо было выполнить реконструкцию и обновление интерьеров с обеспечением коммуникаций на уже имеющемся оборудовании. Работа по переоснащению переговорных проводилась без остановки бизнес-процессов и мероприятий в рабочее время, с выполнением регламентов компании.

Этапы проекта

  1. Реконструкция и обновление интерьеров помещений, техническое сопровождение процессов
  • аудит существующей системы, схем коммутации, фиксация, составление кабельных журналов
  • проверка работоспособности оборудования, демонтаж, обеспечение комплектности и сохранности оборудования перед реконструкцией
  • взаимодействие со строительно-подрядной организацией по вопросам проектирования, обеспечения закладных, определения мест для установки люков, розеток и тому подобных элементов
  • монтаж и сдача ВКС системы под ключ после реконструкции помещения.
  1. Модернизация системы видеоконференцсвязи
  • проектирование системы ВКС с учетом стандартов заказчика
  • поставка, монтаж, интеграция оборудования для видеоконференцсвязи
  • сдача под ключ нового комплекса ВКС
  • разработка инструкций для пользователей, обучение персонала
  • осуществление поддержки комплекса
  1. Построение комнаты видеоконференцсвязи с эффектом присутствия

       Комната для видеоконференций «с эффектом присутствия» позволяет осуществить показ слайдов и рассказ в свободном формате. «ВКС эффект присутствия – Telepresents» позволяет проводить конференции и презентации на качественно новом уровне.

Работы по установке и наладке систем выполнялись в ночное время, с обеспечением максимальных возможностей к началу рабочего дня. По договору с заказчиком была предусмотрена материальная ответственность. При монтаже скрытых компонентов системы соблюдалась сохранность мебели и элементов интерьера.

Конференц-залы изменяемой конфигурации

Конференц-залы изменяемой конфигурации позволяют гибко планировать использование помещений, трансформируя их в зависимости от стоящих задач.
Конференц-зал-«трансформер»  состоит из 1-2-3 обособленных помещений. Каждое из помещений может использоваться как учебный класс, комната для переговоров или комната для проведения пленарных сессий с использованием ВКС. В зависимости от конкретных требований и времени, количество участников может варьироваться от 10 до 100 человек.

Реализация проекта

На первом этапе мы определили на общем плане этажа помещения для реконструкции.

Для выбранных помещений было спроектировано необходимое оснащение, определена логика и схемы коммутации. После осуществления поставок и проведения пуско-наладочных работ специалисты нашей компании обеспечили обучение сотрудников ИТ-департамента заказчика эксплуатации системы. Для обычных пользователей ВКС была составлена инструкция и также проведено обучение.

Итоги проекта

В результате реализации проекта заказчик получил возможность проводить собрания с участием сотрудников из различных территориальных офисов. При проведении заседаний с использованием видеоконференцсвязи обеспечивается качественная передача «голоса» и видео на большие расстояния между всеми участниками. Формат конференций позволяет визуализировать документы или проводить презентации перед собравшимися сотрудниками во всех офисах.

Концепция зала-«трансформера», позволяющая эффективно использовать пространство, была признана крайне удачной. Трансформация зала в отдельные комнаты для проведения индивидуальных встреч или сеансов ВКС позволяет увеличить число одновременно проводимых сессий и максимально эффективно использовать площади.

В процессе реализации проекта специалисты Компании ВИЗАРД осуществили демонтаж имеющегося оборудования и обеспечили сохранность оборудования перед проведением реконструкции помещений. Наши менеджеры осуществляли полное сопровождение проекта и взаимодействовали со строительно-подрядной организацией по вопросам проектирования и исполнения необходимых элементов инфраструктуры.  Монтаж и сдача проекта системы видеоконференцсвязи «под ключ» была осуществлена точно в строки, в соответствии с регламентами заказчика.